Préparer son audit Qualiopi !

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La certification Qualiopi fait souvent l’effet d’une montagne à gravir. Entre les exigences du référentiel, la collecte de documents, la peur de l’inconnu et le stress de l’audit, il peut être difficile de savoir par où commencer. Pourtant, bien préparé, cet audit devient une opportunité précieuse de structuration, de professionnalisation et même de valorisation de son activité de formation.

Dans ce webinaire clair, dynamique et sans jargon inutile, Valérie Gonzalez, cofondatrice de QIWY et spécialiste de la qualité en formation, livre une méthode concrète, éprouvée par des dizaines d’accompagnements. Elle y partage également son retour d’expérience en tant que consultante et auditrice Qualiopi, avec des conseils applicables immédiatement, quel que soit votre niveau de préparation.

Comprendre le fonctionnement de l’audit Qualiopi

L’audit Qualiopi est un audit qualité normé, réalisé par un auditeur externe, mandaté par un certificateur accrédité par le Cofrac. Il vise à vérifier la conformité de votre organisation aux exigences du référentiel national qualité.

Il existe trois types d’audit dans le cycle de certification de trois ans :

• Audit initial : le premier, souvent le plus long (jusqu’à 2 jours). Il ouvre le cycle de certification.
• Audit de surveillance (ou de suivi) : environ 18 mois après, d’une durée plus courte, mais qui couvre toujours l’ensemble des indicateurs applicables.
• Audit de renouvellement : à la fin du cycle, pour prolonger votre certification.

Les audits peuvent avoir lieu en présentiel ou à distance. Le choix dépend du cycle en cours et de l’organisation du certificateur.

L’auditeur dispose d’un temps limité pour analyser votre fonctionnement, vos processus, vos documents et vos preuves d’activité. Il va évaluer si vos pratiques respectent, dans les faits, les attendus du référentiel. D’où l’importance de ne pas tout préparer à la dernière minute.

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Une méthode en 4 temps pour préparer son audit sereinement

Valérie propose une méthode simple mais redoutablement efficace pour aborder l’audit avec confiance.

1. Organisation interne : poser des fondations solides

• Pour chaque indicateur Qualiopi, demandez-vous : comment faisons-nous concrètement pour y répondre ?
• Avez-vous une procédure claire et connue ? Est-elle à jour ?
• Rassemblez vos documents clés : feuilles d’émargement, contrats, programmes de formation, scénarios pédagogiques, conventions, etc.
• Assurez-vous qu’ils sont cohérents entre eux, faciles à retrouver, datés et actualisés si besoin.

L’idée est de construire un « squelette » documentaire qui servira de socle à toutes vos actions de formation.

2. Activités réalisées : collecter les bonnes preuves

Les documents vierges ne suffisent pas : l’auditeur souhaite voir comment vous appliquez vos processus.

• Chaque document complété (feuille d’émargement signée, contrat rempli, grille d’évaluation renseignée) devient une preuve.
• Listez l’ensemble de vos sessions de formation récentes.
• Préparez un tableau de suivi clair, car l’auditeur choisira un échantillon pour en vérifier la conformité. Si vous avez peu de sessions, elles seront toutes analysées.

Pensez à relier chaque preuve à l’indicateur concerné pour faciliter l’analyse.

3. Services supports : ressources humaines, accessibilité, veille, amélioration continue

Certains indicateurs concernent directement votre organisation dans son ensemble :

• RH : organigramme à jour, CV des intervenants, entretiens réalisés, montée en compétences prévue.
• Handicap : identification des besoins spécifiques, adaptations mises en place, partenariats, sensibilisation interne.
• Veille : sources d’information actualisées, preuves de diffusion aux équipes, actions engagées.
• Amélioration continue : questionnaires de satisfaction, analyse des retours, actions correctives, suivi des non-conformités précédentes.

Une veille bien structurée, une gestion proactive de l’amélioration continue et une politique RH transparente sont des points souvent négligés… mais scrutés à l’audit.

4. Réunion d’ouverture et derniers détails logistiques

La réunion d’ouverture est un moment stratégique : elle donne le ton de l’audit.

• Préparez un pitch clair sur votre activité, votre fonctionnement, vos forces et vos axes d’amélioration.
• Présentez vos outils, vos choix pédagogiques, vos ambitions.
• Anticipez les besoins pratiques de l’auditeur : lieu calme, double écran, documents prêts, accès aux plateformes si besoin.
• Vérifiez la charte Qualiopi : logo, mentions obligatoires, couleurs, périmètre… Une erreur ici peut coûter une non-conformité évitable.

Et surtout : mettez votre auditeur dans les meilleures conditions. Offrez un accueil chaleureux, soignez les détails logistiques, et montrez que vous prenez la démarche au sérieux.

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Un audit, mais surtout une opportunité de progrès

L’audit Qualiopi n’est pas un examen qu’on réussit ou qu’on rate : c’est une évaluation de la qualité de votre fonctionnement. L’objectif n’est pas la perfection, mais la cohérence, la transparence, la volonté d’amélioration.

Il est normal d’avoir des axes perfectibles. Ce qui compte, c’est de pouvoir les identifier, les assumer et montrer qu’on agit pour progresser. Les non-conformités sont courantes et ne remettent pas en cause votre certification si vous fournissez un plan d’action correctif dans les délais.

Adopter cet état d’esprit positif change tout : on ne subit plus l’audit, on s’en sert pour monter en compétence, renforcer son organisation et améliorer l’expérience apprenante.

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Ressources à découvrir

• QIWY (qiwy.fr), l’outil cofondé par Valérie Gonzalez et Hélène Eouzan, pour structurer votre démarche qualité, centraliser vos preuves et suivre votre conformité.
• Une fiche outil gratuite pour bien préparer votre réunion d’ouverture.

Pour suivre Valérie Gonzalez et découvrir ses conseils : LinkedIn @Valérie Gonzalez
Pour tester QIWY gratuitement pendant 7 jours : https://qiwy.fr

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